Canal de denúncias: quando é obrigatório, como funciona e o que a política precisa ter

O canal de denúncias é o caminho que a empresa oferece para que funcionários, fornecedores e clientes relatem uma irregularidade sem medo de retaliação. Pode ser um formulário, um telefone ou uma plataforma, e o que importa é que exista um processo por trás: alguém recebe, alguém apura e alguém responde.

Quando o canal de denúncias é obrigatório?

Não existe uma lei única que exija canal de denúncias de toda empresa. A obrigação aparece em normas diferentes, cada uma com o seu público:

O caso da Lei Anticorrupção merece atenção. A Lei 12.846/2013 não obriga a empresa a ter programa de integridade, mas leva em conta a existência dele na hora de aplicar sanções, e o decreto que a regulamenta lista o canal de denúncias entre os parâmetros de avaliação. Na prática, quem não tem canal fica sem um argumento de defesa.

Fora dessas situações, o canal continua sendo recomendado. É por ele que a empresa descobre um problema antes que ele vire processo, notícia ou afastamento.

Como funciona um canal de denúncias?

Todo canal bem montado segue o mesmo caminho, do relato à resposta:

1. Recebimento. A pessoa faz o relato e recebe um número de protocolo para acompanhar o caso.
2. Triagem. Quem cuida do canal confere se o relato tem informação suficiente e para quem ele deve ir.
3. Apuração. Uma pessoa ou comitê sem relação com os envolvidos investiga os fatos.
4. Conclusão. A empresa decide o que fazer, desde arquivar por falta de prova até aplicar medida disciplinar.
5. Retorno. Quem denunciou recebe uma resposta pelo mesmo protocolo, sem precisar se identificar.

A lei não define prazos para cada etapa, então quem define é a política do canal. O importante é que os prazos existam e sejam cumpridos, porque um canal que nunca responde perde a confiança de quem usaria.

O que a política do canal precisa ter?

A política é o documento que explica as regras do canal para todo mundo. No mínimo, ela deve dizer:

• quem pode usar o canal: funcionários, terceiros, clientes;
• o que pode ser relatado, com exemplos;
• como a empresa garante o anonimato ou a confidencialidade;
• quem recebe e quem apura as denúncias, e como a empresa evita conflito de interesse;
• que ninguém pode sofrer retaliação por denunciar de boa-fé;
• os prazos internos de cada etapa;
• como quem denunciou acompanha o caso.

Canal próprio ou plataforma?

Um e-mail ou um formulário simples pode parecer suficiente, mas costuma falhar justamente no que a lei pede: anonimato, registro e acompanhamento. Uma plataforma resolve isso com protocolo, histórico de cada caso e controle de quem acessa.

Na Sincera, o canal de denúncias faz parte do plano gratuito. Cada relato recebe protocolo, a empresa decide se aceita denúncia anônima e quem apura só acessa os casos com verificação em duas etapas.