1. Objetivo
Esta Política detalha o que o Código de Ética e Conduta diz sobre brindes, presentes, refeições, convites, viagens e hospedagem: o que pode ser oferecido ou aceito, com quais limites, o que depende de aprovação e como tudo é registrado. A ideia é preservar as gentilezas de um bom relacionamento sem que elas influenciem decisões, pareçam troca de favores ou virem vantagem indevida.
Ela deve ser lida junto com a Política de Combate à Corrupção e Relacionamento com Agentes Públicos e a Política de Conflito de Interesses.
2. A quem se aplica
Esta Política vale para quem trabalha na Sincera: os sócios, os titulares de cargo e, quando houver, os funcionários, estagiários e prestadores de serviço. Também vale, no que couber, para quem atua em nome da Sincera, como parceiros, embaixadores e consultores.
Ela cobre o que a Sincera oferece e o que quem trabalha nela recebe em razão do trabalho, inclusive quando chega em casa, já que a Sincera trabalha de forma remota. Presentes entre colegas e presentes pessoais, sem relação com a Sincera, ficam de fora.
3. Definições
- Brinde institucional: item de baixo valor com a marca de quem oferece, distribuído de forma geral, como caneta, camiseta, caderno ou caneca. Material institucional, como folder ou relatório, não é brinde.
- Presente: qualquer bem com valor comercial que não seja brinde institucional, como cesta, bebida, livro, eletrônico ou assinatura de serviço.
- Refeição: almoço, jantar, café ou happy hour pago por uma das partes.
- Convite: ingresso ou acesso a evento profissional, como congresso, curso ou feira, ou de entretenimento, como show, jogo ou espetáculo.
- Viagem e hospedagem: o custeio de passagem, hotel ou traslado de outra pessoa.
- Agente público e pessoa exposta politicamente (PEP): como definidos na Política de Combate à Corrupção.
4. Antes de oferecer ou aceitar
Toda gentileza passa por quatro perguntas:
- Intenção: existe expectativa de algo em troca, agora ou depois? Se existe, não.
- Aparência: se a situação fosse divulgada, alguém poderia ver troca de favores? Se poderia, não.
- Proporção: o valor e a frequência são normais para a relação?
- Transparência: dá para registrar e explicar sem constrangimento?
Na dúvida, consulte a Compliance Officer antes, em compliance@sinceracompliance.com.br.
5. O que nunca é permitido
Em qualquer valor:
- dinheiro ou equivalente, como Pix, transferência, vale-presente, cartão pré-pago ou empréstimo;
- qualquer presente, refeição ou convite durante uma negociação, licitação, renovação de contrato ou fiscalização de que a pessoa participe;
- pedir brinde, presente, refeição ou convite a alguém;
- estender a oferta a familiares ou amigos de quem recebe;
- oferecer ou aceitar algo que possa ser lido como suborno ou como recompensa por uma decisão já tomada;
- oferecer item com referência a partido ou candidato.
6. Limites e aprovações
Brinde institucional. Pode ser oferecido e aceito, inclusive com agentes públicos, sem limite de vezes e sem registro.
Presentes e refeições. Com quem não é agente público, podem ser oferecidos ou aceitos até R$ 200 por pessoa em cada ocasião, e no máximo 3 vezes em 12 meses entre a mesma pessoa ou empresa e a Sincera, somando o que foi oferecido e o que foi recebido. Tudo é registrado. O que passar do valor ou da frequência depende de aprovação prévia, por escrito, da Compliance Officer.
Convites, viagens e hospedagem. Só são oferecidos ou aceitos depois de aprovados, por escrito, pela Compliance Officer, qualquer que seja o valor, e nunca incluem acompanhantes, lazer ou dias extras. Ações com vários convidados, como a distribuição de convites da Sincera para um evento, são aprovadas de uma vez, com a lista de convidados.
Agentes públicos e PEPs. Só brinde institucional, sem valor comercial. Nada de presente, convite, viagem ou hospedagem, e numa refeição de trabalho cada um paga a sua conta. Vale também a regra do órgão de quem recebe, como o Decreto 10.889/2021 no Poder Executivo federal, e prevalece sempre a mais restritiva.
Quem aprova. A Compliance Officer. Quando o pedido for dela, ou de alguém com vínculo familiar com ela, quem aprova é o substituto. Quem participa da negociação com a outra parte não aprova o que envolve essa parte.
7. Recusa, devolução e destinação
O que estiver fora desta Política é recusado com educação. Se já tiver sido entregue, é devolvido com uma mensagem cordial, por exemplo:
"Agradeço muito o [item] que recebi em [data]. As regras da Sincera não me permitem aceitar presentes nessas condições, por isso estou devolvendo. Conto com a sua compreensão e sigo à disposição."
Quando a devolução não for possível, como no caso de um perecível, ou puder causar constrangimento, a pessoa avisa a Compliance Officer, que decide o destino, como a doação a uma entidade. A recusa, a devolução e a destinação também são registradas.
8. Registro
O registro e o pedido de aprovação são feitos pela Declaração de Brindes, Presentes e Hospitalidades, formulário da plataforma da Sincera (Anexo):
- o que já foi oferecido ou recebido é registrado em até 5 dias úteis;
- o pedido de aprovação é feito com pelo menos 3 dias úteis de antecedência, e a resposta da Compliance Officer chega por e-mail.
Se não souber o valor de um item, pesquise o preço de mercado e informe o mais alto encontrado. As despesas da Sincera com brindes, presentes, refeições e convites são lançadas na contabilidade com a descrição real, como diz a Política de Registros e Controles.
9. Situações comuns
- Um fornecedor mandou uma cesta de fim de ano para a minha casa. O endereço não muda a regra. Dentro dos limites, registre. Acima, devolva ou, se for perecível, avise a Compliance Officer.
- Ganhei um sorteio num evento de um parceiro. Pode aceitar se todos tinham a mesma chance, o prêmio não é excessivo e não há negociação em andamento com o parceiro. Registre.
- A Sincera ganhou convites para um evento e quer distribuir. Monte a lista de convidados e peça a aprovação de uma vez, antes de convidar. Ninguém em negociação com a Sincera recebe convite nesse período.
- Posso pagar do meu bolso um presente para um cliente? Presente dado em razão do trabalho segue esta Política, quem quer que pague.
- Aceitei algo que agora vejo que não podia. Avise a Compliance Officer o quanto antes. Relatar logo permite corrigir.
10. Responsabilidades
- Sócios: aprovar esta Política e dar o exemplo.
- Compliance Officer: orientar, responder aos pedidos de aprovação, decidir o destino do que não puder ser devolvido, acompanhar a frequência por pessoa e por empresa e reportar aos sócios, em maio e novembro, os registros e as aprovações do período.
- Quem trabalha na Sincera e terceiros que atuam em nome dela: cumprir esta Política, registrar, pedir aprovação quando for preciso e relatar qualquer suspeita.
11. Consequências, dúvidas e relatos
O descumprimento desta Política sujeita o responsável às medidas da Política de Medidas Disciplinares e, para terceiros, às do contrato ou do termo de cada relação, sem prejuízo das consequências legais.
Dúvidas vão para a Compliance Officer, em compliance@sinceracompliance.com.br. Suspeitas de violação são relatadas pelo canal de denúncias, em canal.sinceracompliance.com.br/sincera-2, com ou sem identificação, e a Sincera não tolera retaliação contra quem relata de boa-fé.
12. Referências
- Lei 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) e Decreto 11.129/2022;
- Decreto 10.889/2021 (presentes, brindes e hospitalidade de agentes públicos federais);
- Código Penal, arts. 317 e 333 (corrupção passiva e ativa);
- ISO 37001 (Sistemas de gestão antissuborno);
- Código de Ética e Conduta e Política de Combate à Corrupção e Relacionamento com Agentes Públicos da Sincera.
13. Vigência e atualização
Esta Política entra em vigor na data da aprovação pelos sócios e é revisada todo ano, junto com o Programa de Compliance, ou antes, se houver mudança legal ou no negócio. A versão em vigor fica publicada no site da Sincera.
Anexo: Declaração de Brindes, Presentes e Hospitalidades
O registro e o pedido de aprovação são feitos pela Declaração de Brindes, Presentes e Hospitalidades, formulário da plataforma da Sincera, que aceita várias respostas por pessoa. Ela pede:
- se é o registro de algo que já aconteceu ou um pedido de aprovação prévia, e se a pessoa está oferecendo ou recebendo;
- o tipo, a descrição, o valor estimado por pessoa e a data;
- a empresa ou o órgão e o nome e o cargo de quem ofereceu ou vai receber, e se essa pessoa é agente público ou PEP;
- se há negociação, licitação, renovação ou fiscalização em andamento com essa parte e se quem preenche participa dela;
- o que mais foi oferecido ou recebido da mesma pessoa ou empresa nos últimos 12 meses;
- o contexto e a relação com o trabalho e, depois, o que foi feito com o item;
- o comprovante, se houver, e a declaração de que as informações são verdadeiras e completas.
Os dados são vistos só pela Compliance Officer, pelo substituto dela nos casos que a envolvam e, quando necessário, pelos sócios que não estejam envolvidos, e são guardados por 5 anos depois do registro.