Canal de denúncias e LGPD: como tratar os dados de quem denuncia e de quem é denunciado

Todo relato que chega ao canal de denúncias carrega dados pessoais, como o nome de quem foi citado, a conduta descrita e, às vezes, um detalhe da saúde ou da vida íntima de alguém. A LGPD não tem regra específica para canal de denúncias, mas vale para ele do mesmo jeito que vale para a folha de pagamento, então a empresa precisa saber com que base trata esses dados, quem enxerga cada caso e por quanto tempo guarda tudo.

Quais dados pessoais passam pelo canal de denúncias?

Um único relato costuma envolver várias pessoas:

• Quem denuncia, quando se identifica, e às vezes também quando não se identifica, porque o próprio texto do relato pode revelar quem escreveu.
• Quem é denunciado, com nome, cargo e a conduta que alguém atribuiu a ele.
• Testemunhas e terceiros citados no relato ou ouvidos durante a apuração.
• Quem apura, cujas anotações e decisões ficam registradas no caso.

Alguns relatos trazem dado sensível, que a LGPD define no art. 5º, II, e protege com regras mais estritas. Uma denúncia de assédio sexual ou de discriminação costuma tocar em vida sexual, saúde ou origem racial, e isso muda a base legal que a empresa pode usar.

Qual é a base legal para tratar os dados do canal de denúncias?

Como a LGPD não fala em canal de denúncias, a escolha da base legal é uma interpretação que cada empresa faz e registra. As hipóteses que costumam servir estão no art. 7º:

Para saber se a sua empresa está no primeiro caso, veja quando o canal é obrigatório e o guia sobre a Lei 14.457 e o assédio. Quem usa o legítimo interesse precisa fazer e documentar a ponderação entre o interesse da empresa e os direitos de quem tem os dados. A ANPD não publicou guia específico sobre canal de denúncias, mas o Guia Orientativo de Legítimo Interesse, de 2024, serve de roteiro para essa avaliação.

E quando o relato traz dado sensível?

Sem consentimento, a LGPD só permite tratar dado sensível quando for indispensável para cumprir obrigação legal ou regulatória ou para o exercício regular de direitos (art. 11, II, "a" e "d"), e o legítimo interesse não vale para esse tipo de dado. Por isso, registre caso a caso por que aquele dado sensível é indispensável para apurar o relato.

Como aplicar a minimização no canal?

O princípio da necessidade (art. 6º, III) pede que a empresa trate só os dados que servem à finalidade, o que no canal vira decisões concretas:

• Formulário enxuto. Pergunte o que aconteceu, quando, onde e quem estava presente. CPF, endereço e telefone de quem relata não ajudam a apurar nada.
• Identificação opcional. Se a política aceita relato anônimo, o campo de nome não pode ser obrigatório. O artigo sobre denúncia anônima explica as opções.
• Provas na medida do caso. Quando alguém manda o histórico inteiro de uma conversa, guarde o trecho que interessa à apuração.
• Relatório sobre fatos. O relatório final descreve condutas e provas, sem opinião sobre a vida pessoal de ninguém.

Quem pode acessar os relatos?

Só quem participa da apuração daquele caso. A LGPD pede medidas de segurança para proteger os dados de acesso não autorizado (art. 6º, VII), e no canal o maior risco costuma estar dentro da empresa.

Algumas regras resolvem boa parte do problema. Cada pessoa que apura entra com login próprio e verificação em duas etapas, e a caixa de e-mail compartilhada sai de cena. O relato contra um gestor nunca passa pelas mãos desse gestor, e quem tem conflito de interesse com o caso se afasta dele. Para a diretoria e para a gestão de riscos, os números vão agregados, por área e por tipo de relato, sem nomes. O artigo sobre como apurar uma denúncia detalha como montar o time que apura.

Por quanto tempo guardar os dados das denúncias?

Como a LGPD não trata de canal de denúncias, ela também não fixa um prazo de guarda para esses dados, e a empresa precisa definir o seu e escrever na política do canal. Um caminho prático é separar os casos pelo destino: o relato arquivado na triagem pode sair antes, e o caso que terminou em medida disciplinar fica guardado enquanto a empresa puder precisar dele para se defender. Passado o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados, e os números agregados continuam servindo para medir o canal.

O denunciado pode pedir acesso aos dados da denúncia?

Pode. A LGPD dá a todo titular o direito de acessar os seus dados (art. 18, II), e quando o pedido é de declaração completa a empresa tem até 15 dias para responder, observados os segredos comercial e industrial (art. 19, II).

O conflito aparece porque a LGPD não tem nenhum dispositivo sobre o sigilo de quem denunciou. Há quem defenda proteger a identidade do denunciante como segredo comercial, mas isso é tese. Para a empresa que tem CIPA, o argumento mais direto, na nossa leitura, é o anonimato que a Lei 14.457, art. 23, II, manda garantir à pessoa denunciante. A transparência da LGPD (art. 6º, VI) também ressalva os segredos comercial e industrial.

Na prática, responda ao pedido dentro do prazo, entregue os dados que dizem respeito ao denunciado e retire o que possa identificar quem relatou ou as testemunhas, registrando o motivo de cada retirada. O canal que recebe relato anônimo sem guardar a identidade de quem escreveu reduz esse risco na origem, porque não há nome para proteger.

Qual é o papel do encarregado de dados no canal?

Se a empresa tem um encarregado (o nosso guia explica quem precisa indicar um), é ele quem recebe e encaminha o pedido de acesso do denunciado, e ele pode ajudar a escolher a base legal, revisar o formulário e a política do canal e definir o prazo de guarda.

O que o contrato com o fornecedor do canal precisa ter?

O fornecedor da plataforma trata os dados em nome da sua empresa, o que faz dele operador na linguagem da LGPD, e a sua empresa continua como controladora. O contrato deve deixar claro:

• A finalidade. O fornecedor trata os dados só para operar o canal, conforme as instruções da sua empresa.
• Quem do fornecedor acessa os relatos. O ideal é que ninguém da equipe dele leia um caso sem pedido seu.
• Onde os dados ficam e como são protegidos. País de armazenamento, criptografia e controle de acesso.
• O aviso de incidente. Em quanto tempo e por qual meio o fornecedor avisa a sua empresa se algo vazar.
• O fim do contrato. O que acontece com os relatos se a empresa sair, por quanto tempo eles ficam guardados e como o fornecedor elimina os dados no fim desse prazo.

Essas mesmas perguntas valem na hora de escolher um canal de denúncias gratuito, porque um serviço sem custo continua tratando os dados dos seus funcionários.

Como a Sincera ajuda

Na Sincera, o canal de denúncias já nasce com parte da LGPD resolvida: cada relato recebe um número de protocolo, e quem relata conversa com quem apura por ele e por uma senha que ela mesma cria. No relato anônimo, nome e e-mail de quem relatou simplesmente não existem no sistema, quem apura só acessa os casos com verificação em duas etapas, e os relatos não saem da plataforma por exportação. Na mesma plataforma, você publica a política do canal e a política de privacidade com registro de aceite, treina quem apura com registro de conclusão e avisa o time de mudanças por comunicados com registro de leitura. O canal está incluído no plano Básico, grátis para empresas com até 50 colaboradores, e os planos pagos atendem empresas de qualquer porte. Dá para começar grátis, sem cartão de crédito.