Como apurar uma denúncia: investigação interna do relato à conclusão

Apurar uma denúncia é verificar, com método, se o que foi relatado aconteceu, quem participou e o que a empresa vai fazer a respeito. A lei diz pouco sobre como fazer isso, então o caminho abaixo segue a boa prática: triagem, plano, provas, entrevistas, defesa, relatório, decisão e retorno a quem relatou, tudo registrado.

O que a lei diz sobre a apuração de denúncias?

A Lei 14.457/2022, art. 23, II, manda as empresas com CIPA adotarem procedimentos para receber e acompanhar denúncias, apurar os fatos e, quando for o caso, aplicar sanções administrativas aos responsáveis diretos e indiretos, com anonimato garantido a quem denuncia. O § 1º do mesmo artigo lembra que esse procedimento interno não substitui o procedimento penal quando a conduta for assédio sexual ou outro crime de violência. Veja quando o canal é obrigatório para saber se a sua empresa está nesse grupo.

O Decreto 11.129/2022, art. 57, X, inclui entre os parâmetros do programa de integridade os mecanismos de tratamento das denúncias e de proteção de quem denuncia de boa-fé. A ISO 37002, norma de diretrizes para sistemas de gestão de denúncias, organiza o tema em torno de confiança, imparcialidade e proteção.

Nenhuma dessas normas define etapas, prazos ou formato de relatório, e cada empresa escreve o seu procedimento na política do canal.

Como fazer a triagem de uma denúncia?

A triagem decide o destino do relato, logo depois do recebimento, e responde a quatro perguntas:

1. É uma denúncia? Reclamação sobre o café da copa ou pedido de férias vão para outra área. O artigo sobre canal de denúncias e ouvidoria ajuda a separar uma coisa da outra.
2. Tem informação suficiente? Se falta data, local ou quem estava presente, peça complemento pelo protocolo antes de arquivar.
3. Qual é a urgência? Risco à integridade física de alguém, possível crime ou risco de destruição de provas pedem ação no mesmo dia.
4. Quem pode apurar sem conflito? Ninguém apura caso que envolva o próprio chefe, um subordinado direto, um amigo próximo ou a própria área.

A decisão da triagem, inclusive o arquivamento, fica registrada com o motivo.

Como montar o plano de apuração?

O plano é um documento curto que evita a apuração no improviso. Ele define:

Como preservar as provas?

Colete as provas antes de avisar o denunciado, porque depois do aviso fica mais fácil algo sumir. Copie os documentos e registros de sistema, anote de onde cada prova veio, quando e por quem foi coletada, e guarde tudo num lugar de acesso restrito ao time da apuração.

Antes de mexer em celular, conta ou mensagem pessoal de alguém, fale com o jurídico. O mesmo vale para medidas durante a apuração, como mudar a escala ou afastar temporariamente o denunciado em casos graves, que precisam de orientação jurídica antes de sair do papel.

Como conduzir as entrevistas?

A ordem mais comum é ouvir primeiro quem denunciou (quando se identificou), depois as testemunhas e por último o denunciado, que assim responde a fatos já organizados. Algumas regras ajudam em todas as conversas:

• Duas pessoas na sala. Uma conduz e a outra registra, o que protege a entrevista e quem entrevista.
• Perguntas abertas. "O que aconteceu na reunião do dia 10?" funciona melhor que "Ele gritou com você?".
• Nenhuma pista sobre quem relatou. Testemunhas e denunciado não precisam saber de onde veio a denúncia.
• Registro assinado. O resumo de cada entrevista é lido e assinado por quem foi ouvido.
• Aviso sobre retaliação. Lembre a todos que a política proíbe retaliar quem relatou ou quem colaborou.

Quando a denúncia é anônima, as perguntas a quem relatou vão pelo protocolo, e a apuração segue com as provas e as testemunhas. O artigo sobre denúncia anônima trata desse caso em detalhe.

Como garantir o direito de defesa do denunciado?

Conte ao denunciado quais fatos estão sendo apurados, sem revelar a fonte, ouça a versão dele com calma e deixe que ele apresente documentos e indique testemunhas. Registre tudo e analise o que ele trouxer com o mesmo cuidado dado às provas da acusação. A apuração que ouve só um lado se sustenta mal se a decisão for questionada depois.

O que o relatório de apuração precisa ter?

O relatório precisa ser compreensível por alguém que não participou de nada, e traz:

• o número de protocolo e um resumo do relato;
• as perguntas do plano e as respostas que a apuração encontrou;
• as provas coletadas e as entrevistas feitas, com datas;
• a análise dos fatos diante do código de conduta e das políticas;
• a conclusão: procedente, improcedente ou inconclusiva;
• as medidas recomendadas;
• quem apurou e quando cada etapa terminou.

Como o relatório traz dados pessoais, ele segue as mesmas regras de acesso e de guarda do canal, explicadas no artigo sobre canal de denúncias e LGPD.

Como decidir a medida e dar retorno a quem denunciou?

Quem decide é quem tem autoridade para isso na empresa, a partir do relatório. A medida deve ser proporcional ao que foi apurado e coerente com o que a empresa fez em casos parecidos, e ela vai além da punição: às vezes o caso mostra um processo que precisa mudar, uma área que precisa de treinamento ou um gestor que precisa de acompanhamento.

Feita a decisão, quem relatou recebe um retorno pelo protocolo, dizendo que a apuração terminou e, em termos gerais, que medidas foram tomadas, sem expor os dados do denunciado. Por fim, feche o caso com todos os documentos no mesmo lugar e alimente os números do canal (quantos relatos, de que tipo, em quanto tempo foram concluídos), que também ajudam a gerenciar os riscos psicossociais.

Quais são os erros mais comuns na apuração?

• Apurador com conflito de interesse. O colega de área, o amigo ou o gestor do denunciado compromete o resultado, por mais honesto que seja.
• Vazamento. Basta um comentário no corredor para expor quem relatou e afastar as próximas denúncias.
• Demora. Provas se perdem, testemunhas esquecem e quem relatou conclui que não adiantou nada.
• Decidir antes de apurar. Punir ou absolver no primeiro dia transforma a apuração em formalidade.
• Não dar retorno. O caso pode ter sido resolvido, mas, para quem relatou, ele simplesmente sumiu.
• Não registrar. Sem relatório, a empresa não consegue mostrar o que fez se alguém perguntar depois.

Se você ainda está montando o processo, o passo a passo de como implementar um canal de denúncias começa pela escolha de quem recebe e de quem apura.

Como a Sincera ajuda

A apuração é da sua empresa, e a Sincera organiza o caminho. Cada relato entra no canal de denúncias com um número de protocolo, e quem relata conversa com quem apura por ele e por uma senha que ela mesma cria. O canal sempre aceita relato anônimo, a escolha de se identificar é de quem relata, e quem apura só acessa os casos com verificação em duas etapas. Na mesma plataforma, você publica a política do canal e o código de conduta com registro de aceite e treina o time que apura com registro de conclusão. O canal está no plano Básico, grátis para empresas com até 50 colaboradores, e os planos pagos atendem empresas de qualquer porte. Dá para começar grátis, sem cartão de crédito.